Rusya’nın ulusal dijital izlenebilirlik platformu olan chestny znak karekod sistemi, ülkeye giren tüm ürünlerin üretimden satışa kadar dijital olarak takip edilmesini sağlar. Bu sistemde ürün kaydı yapmak, hem yasal bir zorunluluk hem de ürün güvenliği ve ticari şeffaflık açısından önemli bir adımdır. Ancak ürün kaydı süreci belirli teknik ve yasal standartlara uygun şekilde yapılmalıdır. Hatalı veya eksik kayıt, ürünlerin gümrükte reddedilmesine veya satışının engellenmesine neden olabilir.

Chestny ZNAK’a ürün kaydı yaparken dikkat edilmesi gereken noktalar, sistemin veri doğruluğunu ve ürün izlenebilirliğini sağlamaya yöneliktir. Aşağıda, kayıt sürecinde göz önünde bulundurulması gereken tüm adımlar detaylı şekilde açıklanmıştır.

1. Firma Kaydının Doğru Yapılması

Ürün kaydına başlamadan önce, üretici veya ihracatçı firmanın Chestny ZNAK sisteminde kayıtlı olması gerekir. Kayıt işlemi, Rusya’nın yetkili kurumu CRPT (Center for Research in Perspective Technologies) üzerinden yapılır.

Firma bilgileri (vergi numarası, adres, iletişim bilgileri) eksiksiz girilmeli ve yetkili temsilcilerin dijital imzaları doğrulanmalıdır. Yanlış bilgi girilmesi, sistem tarafından otomatik olarak reddedilebilir.

2. GTIN ve SN Kodlarının Önceden Oluşturulması

Ürün kaydı sırasında her ürün için benzersiz bir GTIN (Global Trade Item Number) ve SN (Serial Number) kodu oluşturulmalıdır. Bu kodlar, ürünün kimliğini belirler ve sistemde benzersiz olmalıdır.

GTIN, ürünün genel tanımını; SN ise aynı ürüne ait her bir birimin farklı olduğunu gösterir. Aynı SN’nin birden fazla ürün için kullanılması sistem hatasına neden olur.

3. Doğru Ürün Kategorisinin Seçilmesi

Chestny ZNAK sisteminde her ürün, belirli bir kategoriye göre kaydedilir (örneğin: ilaç, süt ürünü, ayakkabı, tekstil vb.). Ürün kategorisinin yanlış seçilmesi, sistemin kod oluşturma sürecini etkiler ve etiketlerin geçersiz olmasına neden olabilir.

Bu nedenle ürün sınıfı, GTIN numarasıyla uyumlu olacak şekilde seçilmelidir. Gerektiğinde GS1 veri tabanındaki kayıtlarla karşılaştırma yapılmalıdır.

4. Ürün Bilgilerinin Eksiksiz Girilmesi

Ürün kaydı sırasında sistem; ürün adı, üretim tarihi, menşe ülke, üretim yeri, ambalaj tipi, boyut ve içerik gibi detayları ister. Bu bilgilerin eksiksiz girilmesi gerekir.

Eksik veya yanlış veri girilmesi, gümrükte doğrulama sırasında ürünün sistemde tanımlanamamasına yol açar. Bu da ihracat sürecini durdurabilir.

5. Kod Üretimi Sonrasında Doğrulama

Ürün kaydı tamamlandıktan sonra sistem, her ürün için bir Data Matrix (2D QR) kodu üretir. Bu kodun doğruluğu üretici tarafından test edilmelidir.

Kodun okunabilirliğini kontrol etmek için özel doğrulama kameraları veya yazılımlar kullanılmalıdır. Bozuk, silinmiş veya kopyalanmış kodlar sistem tarafından geçersiz sayılır.

6. Kodların Ürüne Uygun Şekilde Etiketlenmesi

Üretilen Data Matrix kodları, ambalajlara veya ürün etiketlerine uygulanmalıdır. Etiketleme işlemi sırasında kodun hem fiziksel hem dijital olarak okunabilir olması gerekir.

Etiket malzemesi, üretim koşullarına (ısı, nem, yüzey yapısı) uygun seçilmelidir. Aksi takdirde kodun okunabilirliği bozulabilir.

7. Veri Aktarımının Güvenli Olması

Chestny ZNAK sistemine veri aktarımı, API veya entegre ERP yazılımları üzerinden yapılır. Bu aktarım sırasında kullanılan bağlantılar güvenli (SSL/TLS) olmalıdır.

Veri sızıntısı veya yetkisiz erişim, üretici firmasını yasal risk altına sokabilir. Bu nedenle sistem erişimleri yalnızca yetkilendirilmiş kullanıcılar üzerinden yapılmalıdır.

8. Test Kayıtlarının Önceden Yapılması

Gerçek ürün kaydına geçmeden önce test kayıtları yapılmalıdır. Chestny ZNAK, üreticilere “test ortamı” sunar. Bu ortamda yapılan denemeler, olası veri uyumsuzluklarını tespit etmeye yardımcı olur.

Bu adım, özellikle yeni başlayan ihracatçılar için kritik öneme sahiptir. Test süreci tamamlanmadan yapılan canlı kayıtlar hatalı sonuçlar verebilir.

9. Gümrük Sürecine Uyum

Ürün kaydı yapıldıktan sonra kodların Rusya gümrük sisteminde tanımlı olması gerekir. Gümrükte, kodun sistemde doğrulanamaması ürünün ülkeye girişini engeller.

Bu nedenle kayıtlar sevkiyat tarihinden önce tamamlanmalı, kodlar sistemde aktif hale getirilmelidir. Gecikmeli kayıt, gümrük reddiyle sonuçlanabilir.

10. Toplu Ürün Kayıtlarında Veri Tutarlılığı

Birden fazla ürünün aynı anda kaydı yapılacaksa, toplu kayıt dosyalarının formatı (XML, CSV vb.) sistem gereksinimlerine uygun olmalıdır. Dosyadaki tüm alanlar standart etiket adlarıyla doldurulmalıdır.

Veri formatında yapılan küçük bir hata bile tüm kayıtların geçersiz sayılmasına yol açabilir. Bu nedenle kayıt öncesinde dosyalar kontrol edilmelidir.

11. SN ve GTIN Eşleşmesinin Kontrolü

Chestny ZNAK sistemi, GTIN ve SN kodlarının birbiriyle eşleşmesini bekler. Yanlış eşleşme durumunda ürün doğrulanamaz ve “Invalid code” uyarısı verir.

Kod üretiminde kullanılan yazılımın bu eşleşmeleri otomatik kontrol etmesi önerilir. Bu kontrol, hem kayıt sürecini hızlandırır hem de hata riskini azaltır.

12. Güncel Regülasyonların Takibi

Rusya Federasyonu, Chestny ZNAK sistemiyle ilgili mevzuatları düzenli olarak güncellemektedir. Ürün kategorileri, etiket formatları veya bildirim zorunlulukları değişebilir.

Üreticilerin ve ihracatçıların bu güncellemeleri yakından takip etmesi gerekir. Aksi halde sistemde uyumsuzluk oluşabilir ve ihracat süreci sekteye uğrayabilir.

Değerlendirme

Chestny ZNAK’a ürün kaydı, dikkatli ve teknik bilgi gerektiren bir süreçtir. Her ürünün benzersiz şekilde kodlanması, doğru veriyle sisteme girilmesi ve etiketlerin üretim hattına uygun şekilde uygulanması gerekir.

Doğru kayıt, sadece Rusya pazarına giriş için değil, markanın güvenilirliği ve ürünlerin izlenebilirliği açısından da büyük önem taşır. Türk ihracatçı firmalar, bu adımlara dikkat ederek hem yasal uyumluluğu sağlar hem de uluslararası ticarette güvenilir bir konum elde eder.