Rusya’ya ihracat yapan firmalar için ürünlerin yalnızca etiketlenmesi yeterli değildir. Chestny ZNAK kapsamında her ürün, satışa veya dolaşıma girmeden önce sistem üzerinde “aktif” hale getirilmek zorundadır. Ürün aktivasyonu, karekod ile eşleştirilen ürünün resmi olarak piyasaya sunulmasını sağlayan kritik bir adımdır.

Aktivasyon süreci doğru yönetilmediğinde, ürünler sistemde “pasif” veya “tanımsız” olarak görünür ve satış kanallarında sorun yaşanır. Bu durum, gümrükte bekleme, sevkiyat gecikmesi ve cezai yaptırımlara kadar uzanabilir. Bu içerikte, Chestny ZNAK sisteminde ürün aktivasyonunun nasıl yapıldığını adım adım ve uygulamaya yönelik şekilde anlatıyoruz.

Ürün aktivasyonu neden gereklidir?

Chestny ZNAK sisteminde her karekod, başlangıçta yalnızca bir seri numarasıdır. Bu kodun hangi ürüne ait olduğu, ne zaman üretildiği ve hangi aşamada olduğu ancak aktivasyon ile sisteme bildirilir. Aktivasyon yapılmadan ürün, hukuki olarak piyasaya sürülmiş kabul edilmez.

Doğru aktivasyon sayesinde:

• Ürün yasal olarak dolaşıma girer,
• Stok ve satış süreçleri sorunsuz ilerler,
• Denetimlerde ceza riski azalır,
• Geri çağırma ve izleme kolaylaşır,
• Ticari güvenilirlik artar.

Aktivasyon süreci hangi aşamada yapılır?

Ürün aktivasyonu, genellikle üretim ve etiketleme tamamlandıktan sonra yapılır. Yani ürün üzerine karekod basılmış, doğrulanmış ve paketlenmiş olmalıdır. Bu noktadan sonra ürün, sistem üzerinde “üretilmiş ve hazır” statüsüne geçer.

Genel akış şu şekildedir:

• Kod talebi yapılır,
• Kodlar ürünlere basılır,
• Doğrulama yapılır,
• Ürün bilgileri sisteme gönderilir,
• Aktivasyon bildirimi oluşturulur.

Bu zincirin herhangi bir halkası eksik olursa aktivasyon süreci tamamlanamaz.

1) Ürün ve kod eşleştirmesinin tamamlanması

Aktivasyonun ilk şartı, karekod ile fiziksel ürünün doğru şekilde eşleştirilmiş olmasıdır. Her kod yalnızca bir ürüne ait olmalı ve sistemde bu ilişki kayıt altına alınmalıdır.

Bu aşamada dikkat edilmesi gerekenler:

• Her ürün için tekil kod kullanılması
• Kod tekrarının önlenmesi
• Parti ve lot bilgilerinin doğru girilmesi
• Ambalaj seviyesinin (birim, paket, koli) net olması

Yanlış eşleştirme, aktivasyonun reddedilmesine neden olabilir.

2) Üretim bildiriminin sisteme gönderilmesi

Ürün aktivasyonundan önce, üretim bildiriminin yapılması gerekir. Bu bildirim, ürünün gerçekten üretildiğini ve etiketlendiğini sisteme gösterir. Üretim bildirimi olmadan aktivasyon yapılması mümkün değildir.

Üretim bildirimi genellikle şu bilgileri içerir:

• Ürün kodu ve adı
• Karekod bilgileri
• Üretim tarihi
• Parti numarası
• Üretim yeri bilgisi

Bu veriler manuel olarak panelden girilebildiği gibi, ERP veya MES entegrasyonu ile otomatik olarak da gönderilebilir.

3) Aktivasyon bildirimi oluşturulması

Üretim bildirimi onaylandıktan sonra, aktivasyon bildirimi hazırlanır. Bu bildirim, ürünün artık piyasaya sunulmaya hazır olduğunu resmi olarak tanımlar.

Aktivasyon bildirimi sırasında:

• Aktive edilecek kodlar seçilir,
• Ürün bilgileri kontrol edilir,
• Ambalaj ve hiyerarşi doğrulanır,
• Sistem onayına gönderilir.

Bu işlem, panel üzerinden veya entegrasyon sistemi aracılığıyla yapılabilir.

4) Sistem onayı ve durum güncellemesi

Aktivasyon bildirimi gönderildikten sonra, sistem otomatik kontrol yapar. Veri formatı, kod geçerliliği ve ürün bilgileri doğrulanır. Herhangi bir hata yoksa ürün “aktif” statüsüne geçirilir.

Onay sonrası ürün durumu şu şekilde güncellenir:

• Pasif → Aktif
• Hazır → Dolaşımda
• Üretimde → Satışa Açık

Bu statü değişimi, ürünün tüm satış ve lojistik sistemlerinde kullanılabilir hale gelmesini sağlar.

5) Paket ve koli seviyesinde aktivasyon

Birçok firmada ürünler tek tek değil, paket veya koli halinde sevk edilir. Bu durumda sadece birim ürünlerin değil, üst ambalajların da aktive edilmesi gerekir.

Bu süreçte:

• Birim kodlar paket koduna bağlanır,
• Paket kodları koli koduna bağlanır,
• Tüm hiyerarşi sisteme bildirilir,
• Toplu aktivasyon yapılır.

Hiyerarşi eksik kurulursa, sevkiyat bildirimi sırasında sistem hatası oluşabilir.

6) Entegrasyon kullanan firmalar için otomatik aktivasyon

Yüksek hacimli üretim yapan firmalar, genellikle manuel aktivasyon yerine otomatik sistemleri tercih eder. Bu yöntem, ERP veya özel yazılım entegrasyonu ile gerçekleştirilir.

Otomatik aktivasyon sistemlerinde:

• Üretim tamamlandığında tetikleme oluşur,
• Kodlar otomatik eşleştirilir,
• Bildirimler API üzerinden gönderilir,
• Onaylar sistemden çekilir.

Bu yapı, insan hatasını azaltır ve işlem hızını ciddi şekilde artırır.

7) Aktivasyon sonrası kontrol ve raporlama

Aktivasyon tamamlandıktan sonra ürünlerin sistemde doğru göründüğünden emin olunmalıdır. Bunun için düzenli kontrol ve raporlama yapılması önerilir.

Kontrol edilmesi gereken başlıca noktalar:

• Aktif ürün sayısı
• Beklemede kalan kodlar
• Hatalı aktivasyon kayıtları
• İptal edilen ürünler
• Senkronizasyon sorunları

Bu kontroller, ileride oluşabilecek ticari sorunların önüne geçer.

Sık yapılan aktivasyon hataları

Firmaların en sık karşılaştığı aktivasyon problemleri genellikle şu nedenlerden kaynaklanır:

• Üretim bildirimi yapılmadan aktivasyon denenmesi
• Yanlış ürün-kod eşleşmesi
• Eksik ürün bilgileri
• Hatalı paket hiyerarşisi
• Entegrasyon senkronizasyon sorunları

Bu hatalar, süreç başında doğru planlama ile büyük ölçüde önlenebilir.

Aktivasyon sürecini verimli hale getirmek

Chestny ZNAK sisteminde ürün aktivasyonu, yalnızca teknik bir işlem değil, aynı zamanda operasyonel bir disiplin gerektirir. Sürecin düzenli işlemesi için üretim, IT, depo ve ihracat ekiplerinin koordineli çalışması gerekir.

Özellikle yüksek hacimli ihracat yapan firmalar için aktivasyon sürecinin otomasyonla desteklenmesi büyük avantaj sağlar. İzlenebilirlik, serileştirme ve ürün yönetimi süreçlerini daha yakından incelemek isteyen firmalar için Chestny ZNAK uygulamalarına dair detaylı kaynakları incelemek, sürecin daha sağlıklı kurulmasına yardımcı olacaktır.